办事指南
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办文注意事项
发布时间:2015/11/3 11:04:15    已阅:2728次    来源:党政办

一、办文流程:

1、学院内部行文设置9种发文字号:

1)湘水学院[2015] 号:学院有关制度、办法和重要文件的发布;学院管理方面的重要事项通知;总结部署年度工作、阶段性工作;学院向有关上级主管部门的请示、报告等。

2)湘水学院党[2015] 号:有关党务、组织方面的文件、中心组学习计划,以及向上级党组织的报告、请示等。

 3)湘水学院通[2015]号:有关学院内部事务性工作的通知。

4)湘水学院函[2015]号:有关向同级或不相隶属的机关联系工作的文件。

5)湘水学院教[2015]号:有关学院教学、教务、科研方面的规章制度、办法、通知。

6)湘水学院学[2015]号:有关学院学生工作的文件。

7)湘水学院纪[2015]号:有关纪检、监察工作的文件

8)湘水学院工[2015]号:有关工会、职代会工作的文件。

9)湘水学院团[2015]号:有关团委工作的文件。

2、所有学院发文必须办理签文手续。主办部门拟好文稿后,至党政办领取签文稿纸,填写好拟稿人、文件标题等内容后,将拟发文件纸质档附在签文稿纸后,经部门主要负责人审核并签字,交院党政办公室校核后,呈院领导审签。以学院名义制发的上行文,由分管副院长审阅会签后送党委书记、院长签发,或由党委书记、院长直接签发;以学院名义制发的下行文或平行文,一般情况下,由党委书记、院长或分管副院长签发,事关全局工作的,为了便于工作衔接,由有关院领导审阅会签后,由党委书记、院长签发。

3、办妥签文手续后,学院行政文、党字文、函、通字文由院党政办编制文件顺序号,其它教、学、纪、工、团字号由各主办部门负责编制文件序号。文件编号排版后交文印室印刷装订,印成后如需分发,除湘水学院、湘水学院党字、湘水学院通字由院党政办统一分发,其它发文字号由各主办部门负责分发。可公开的文件,办文时需请示分管院领导公开内容及方式,在签文稿纸上标明,并发送电子档至党政办上传学院主页信息公开专栏或学院内网。

二、拟文注意事项

1、印发制度、办法、方案之类的文件,应以“关于印发《……》的通知”为标题,且须做一个文件头(写法可参照类似文件),文件头和正文本身应分开;如有附件,附件名称要在文件头中体现。

2、文件中涉及的名称须用全称,如系部不可用“水利系、水建系”之类简略称法。

3、在文件中出现的同一事物,如附件名等,如有重复出现,名称要保持一致。

4、加强检查,减少错别字、排版错误、断句等方面的问题。

5、如有序号,需检查序号是否连贯;同级序号形式上要保持统一。

6、文件排版编印后,请将打印的纸质稿再仔细检查一遍,确保无误后再上传电子档(电子排版时可能因细微变动导致出错)。

7、在办文前,请先考虑发文必要性,尽量精减;可合并发文的,尽量合并。

党政办公室