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学院合同管理办法
发布时间:2014/11/14 9:15:01    已阅:3356次    来源:党政办

第一章   

第一条  为了规范学院的合同行为,防范经营与管理风险,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规,特制定本管理办法。

第二条  学院与其他自然人、法人、其他组织所发生的经济业务,原则上应以书面合同形式约定双方权利义务,保障学院利益。

第三条  所有学院经济业务合同均以“万博平台”名义签订,学院任何部门不能以部门名义对外签订合同。本办法正式实施前暂时以建设方名义签订的合同,尚未履行完毕的,均应以补充协议方式将合同权利义务转到“万博平台”名下。

第四条  我校具有法人资格,院长是法定代表人,签订合同应由院长或其委托代理人进行。院长委托代理人签订合同时,应签具书面授权合同。

第五条  学院如需以非书面合同方式与其他自然人、法人或其他经济组织发生经济业务,原则上须同时满足如下条件:

(一)按市场惯例无须以书面合同形式约定双方权利义务;

(二)可一次性履行完毕且金额在5000元以下;

    (三)经学院分管领导同意。

第二章  合同的起草

第六条  合同经办部门事前必须以书面报告的形式,提请学院领导审批同意后,严格按照学院有关政府采购、招投标、商务谈判、询价及政务公开等相关管理规定,开展合同市场调研、意向接触、可行性论证、合同谈判、询价或招投标等工作;审查拟合作方资质、代理权限、履约能力等情况,要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证书、经营许可证书、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。初步确定合同对方当事人和合同价款。

第七条  监审部门、财务部门和合同涉及的相关部门参与合同的谈判、招投标及询价等工作。

第八条  合同应当由己方或以己方为主起草,具体由经办部门负责。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护己方利益。

第九条  合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的名称、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点方式、违约责任和争议解决方式等条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。

第十条  合同中有关争议解决的条款,应当力争约定争议由己方所在地的仲裁机构裁决,或约定向己方所在地的人民法院提起诉讼。

第十一条  对于重大、复杂的合同,经办部门可在起草时召集相关部门集中讨论合同条款,根据讨论结果草拟合同初稿。

第十二条  经办部门应就合同内容与合同对方进行沟通,达成一致意见。

第十三条  合同草稿必须提交相关部门审核。审核部门为:经办部门负责人和分管院领导、财务处、纪检监审处负责人、合同条款涉及到的其他相关部门负责人(重要条款还应报相关部门分管院领导审核)。

第十四条  在合同草稿审核中,如果有审核部门对合同重要条款提出修改意见,经办部门要及时与合同对方沟通,再次就条款内容达成一致意见后,将合同草稿修改并重新提交审核。

第三章  合同的审批

第十五条  合同草稿审核完成后,经办部门应及时就正式合同文本进行审批,审批原则上采取会签程序进行,以提高工作效率为原则。合同审核单见附件一。

第十六条  合同会签由经办部门将完整的合同文本送各相关部门、人员进行会签,各部门、人员原则上应自收到会签单后一个工作日内完成会签,并送还经办部门进行下一阶段会签。如经学院分管领导确定为特急的会签文件,各会签部门、人员应在半个工作日内完成会签。

第十七条  合同的审批权限:学院合同无论合同金额大小,必须送院长审批或由院长签具授权书,由授权的委托人审批。

第十八条  除本管理办法另有规定外,合同审批流程为:

经办部门经办人→经办部门负责人→相关涉及部门负责人→财务负责人→纪检监审处负责人→经办部门分管领导→相关涉及部门分管院领导(涉及5万元及以上的经济合同及学院重大利益合同)→分管财务副院长(涉及5万元及以上的经济合同及学院重大利益合同)→院长

第十九条  合同审批部门职责:

(一)经办部门起草或填写合同,应保证合同条款的真实性、全面性、措词的准确性,并按本办法的规定在合同审批表上注明相应的内容及执行相应的审批程序,且合同的主要条款必须已与合同对方协商一致,对合同内容承担责任。

(二)合同各审批部门都有审查合同所有条款的可行性和对学院利益的影响的义务。

  (三)总务基建部门重点审核设计、施工、安装类合同的工程概况、承包范围、工期、技术及质量要求、验收方式、双方责任(权利与义务)等条款。

  (四)合同涉及的设备设施使用部门等相关部门重点审核并优化技术方案、配置要求,并对价格、质量、售后服务等问题提出意见。

   (五)财务部重点审核合同的工程量及价格条款一致性,付款方式、财务、税费问题的合理性等。

(六)纪检监审处重点审核合同条款的合法性、合理性、完备性、准确性、利己性,同时对招投标程序进行形式审查。

  (七)分管院领导对分管部门的履责承担领导责任。

(八)院长对合同承担法律责任。

第二十条  合同审批部门负责人(人员)应在合同审批表上加具意见,做到字迹清楚,观点明确,词句不得存在歧义。如审批部门负责人、院领导未在校不能及时审批的,该负责人、院领导可以授权其他人员代理审批,同时应在审批表备注栏做出授权说明,并将授权事项告知合同经办部门。审批部门负责人、院领导认为不能授权他人代理,并对合同无异议,同意事后补签的,合同经办部门应在审批表上备注栏说明情况,并及时督促相关人员事后补签。

第二十一条  在合同审批中,如该合同标的已超出年度预算或无预算,须按照学院财务制度首先办理预算审批手续,再行办理合同审批手续。

第二十二条  一般情况下,必须在签订合同后才能履行相关约定。只有同时具备下列条件,方可先履行,再补签合同。

(一)合同标的在5万元以下,且不需要招标或已完成招标;

  (二)合同的主要内容(标的、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式等)已经经党委会或院长办公会确定;

   (三)时间紧急,不先履行将严重影响工作进程;

  (四)由院长书面批准。

第二十三条  当需要先履行后补签合同时,经办部门应提出书面申请,经办部门负责人、分管院领导、财务处、纪检监审处、院长批准。且合同必须在15日内完成补签。

第四章  合同的盖章

  第二十四条  经办部门一般应先将合同送合同对方签字盖章,然后凭院长签字和合同审核单,到党政办公室加盖学院合同专用章。

   第二十五条  合同专用章管理员应对合同文本、审批单、院长签名、附件进行核查,符合要求的方予以编号盖章。有附件的合同,附件应与合同一起加盖骑缝章。

第五章  合同的履行

  第二十六条  合同的经办部门为合同履行的跟踪部门。合同跟踪部门应指定专人跟踪合同的履行情况,并将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入《单项合同履行跟踪表》。《单项合同履行跟踪表》为每份合同完整的跟踪资料,跟踪人应妥善保管。跟踪人变更时,跟踪部门负责人应落实上述跟踪资料并及时办理移交手续。《单项合同履行跟踪表》见附件二。

第二十七条  在合同履行过程中,合同跟踪人必须注意保留和收集合同履行的相关材料,对于合同双方履行进度(包括与合同付款规定相对应的对方工作进度、我方请款、付款进度)、履行质量、合同变更、合同某一方违约及出现影响合同履行的事项等有关情况,应于发生当日记录于《单项合同履行跟踪表》。

  第二十八条  合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并经部门负责人签字确认。

  第二十九条  设备或材料进场必须办理验收手续,并经负责采购验收部门负责人签字确认。重要的设备或材料验收,应有学院相关职能部门(使用、管理等部门)人员参加并签名确认,隐蔽工程验收必须有学院工程管理部门人员参加。

  第三十条  合同对方履行进度达到合同规定付款要求,并经双方确认后,合同跟踪人在接到对方《付款通知书》及合同约定的其他资料后,应于三个工作日内办理请款手续并送交审批。

  第三十一条  请款手续根据学院财务管理相关规定执行。

  第三十二条  合同请款经批准并支付时,学院财务处应及时与合同跟踪人核对付款的次数及金额。

  第三十三条  合同保质期跟踪:跟踪部门应于保质期届满前一个月对工程质量、设备运行情况等进行检查,如存在问题,应及时通知施工方或供货方予以签字确认并限时维修,最后经学院验收合格后办理相关结算手续。

  第三十四条  因情况发生变化,我方需要对合同进行变更时,跟踪人应立即请示部门负责人,由部门负责人或部门分管领导组织相关部门共同研讨变更的风险和处理的方法,并与对方进行协商。

第三十五条  如对方提出变更合同,跟踪人应及时报告部门负责人,由其向分管院领导汇报,经分管院领导同意,组织相关部门研究是否同意对方的变更要求。如我方同意修改合同,跟踪部门应及时就合同变更情况与对方签订相应的补充协议,并按原合同审批流程办理相关审批手续。如我方拒绝对方的变更要求但对方仍然实际变更的,应按违约处理。

  第三十六条  对违约合同,跟踪人应在发现对方违约的一个工作日内向部门负责人报告,由部门负责人向分管领导和合同相关部门通报情况,按照合同约定启动违约索赔。涉及重大事项的违约,部门负责人应在一个工作日内向院长报告。

    第三十七条  合同执行过程中与对方发生纠纷,由跟踪人或跟踪部门负责人依合同约定与对方沟通解决,通过沟通不能解决的问题,跟踪部门应及时向分管领导和院长报告,由院长决定是否寻求法律途径解决。

第六章  合同的终止

  第三十八条  如发生合同履行完毕、合同解除、权利义务免除或出现其他不必继续履行合同的情况,合同跟踪人在支付最后一笔结算款时,须附上《单项合同履行跟踪表》,经部门负责人和分管领导确认后,办理合同项目结算或合同完结手续。

第七章  合同资料管理

  第三十九条  合同资料管理机构为学院党政办公室。所有合同在盖章生效后原件必须留存学院保管,其中一份存入档案室保管,一份交财务处监督执行(由党政办公室在完成合同签章、编号后转交财务处)。经办部门只留存合同复印件。

第四十条  学院所有合同进行编号管理。学院合同编号原则为“湘水学院合字+[合同签订年份]+序列号”,由党政办公室在合同盖章时对合同进行编号。

第四十一条  合同签订前报批材料、合同履行过程中的所有书面材料(包括往来信函、证据、《单项合同履行跟踪表》等)都是合同归档材料,经办人员应及时交党政办公室存档。合同归档材料明细如下:

(一)所有合同原件。

(二)项目报批的请示报告。

(三)标书。

(四)中标通知书。

(五)合同审核表。

(六)合同履行过程中的所有书面材料(包括往来信函、证据、《单项合同履行跟踪表》等)

第四十二条  财务部门应在合同管理部门签字确认所有合同材料已经归档的前提下,方能结算最后一笔合同款项。

第四十三条  党政办公室应对合同专册登记、装订整理,妥善保管;每份合同均需备一份复印件,并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。   

  第四十四条  各部门因工作需要向党政办公室借用合同复印件,必须由借用部门负责人签字,如须借用原件还需分管领导加签。借用合同(包括复印件)时须在借用表中注明借用天数、用途。党政办公室负责及时收回借出的合同(含复印件)。

第四十五条  各部门应对合同进行保密,任何人不得擅自将合同(原件或复印件)借给外单位(个人),也不得泄漏合同内容。

第八章 合同专用章的使用与管理

第四十六条  凡以学院名义签订合同都必须使用万博平台合同专用章,校内各党政公章一律不得对外签订合同。

第四十七条  学校统一刻制合同专用章,未盖合同专用章的合同,学院不予承认(本办法实行前已签订的合同除外)。

第四十八条  合同专用章应由专人保管。建立合同专用章使用记录,记录合同专用章的使用日期、签约份数、承办人、批准人等事项。

第四十九条  合同承办人员不准携带合同专用章外出签订合同。外出签订合同,需携带加盖合同专用章的空白合同文本时,必须经院长批准,并登记、编号、回收,严防丢失。

第五十条  合同专用章或盖有合同专用章的空白合同文本若有遗失,造成损失的,学院将视情节,追究个人责任。

第九章  合同的审计

第五十一条  合同的经常性监管部门为学院纪检监审处。

第十章   

  第五十二条  当事人或责任人因违反本办法规定而导致学院利益受损的,学院保留追究相关责任人员经济责任和法律责任的权利。

  第五十三条  本办法的合同范围是指除劳务、人事聘任合同之外的所有合同。

第五十四条  本办法所称的“以下”包括本数,“以上”不包括本数。


  附件:1、
合同审核单.doc
        2、
单项合同履行跟踪表.doc

党政办公室